Avec la liste de tâche, le calendrier est le 2ème pilier de la gestion du temps. Donc, pour faire suite à mes conseils pour l’utilisation optimum de la liste de tâches, voici 13 conseils pour booster votre calendrier.

1. mettez les tâches dans votre calendrier

On met les rendez-vous dans un calendrier, c’est naturel. Mais on ne pense pas toujours aux tâches. Pourtant, un calendrier est un échéancier: on y met les choses que l’on a à faire à une certaine date. Toutes les choses, pas seulement les rendez-vous. Comme on l’a vu dans l’article sur les listes de tâches, il y a trois types de dates pour une tâche:

• les dates “à faire le”: la tâche ne peut pas être réalisée ni avant, ni après, elle a une date fixe. Exemple: allez chercher belle-maman à l’aéroport
• les dates “avant le”: la tâche a une date limite, mais vous pouvez la réaliser en tout temps avant la date limite. Exemple: remplir la déclaration d’impôts
• les dates “pas avant le”: la tâche ne peut pas commencer avant une certaine date. Exemple: la réservation de billets de concerts, avec une date de mise en vente des billets

Si vous avez une tâche avec une date de réalisation précise, une date “à faire le”, mettez-la dans votre calendrier et traitez-la comme un rendez-vous.
Si vous avez une tâche avec une date “avant le” ou “pas avant le”, transformez-la en action “à faire le” en lui assignant une date et mettez-la dans votre calendrier pour la traiter comme un rendez-vous. L’idée ici est que tout ce qui est agendé ne vient plus vous tourner vaguement au fond de la tête, en exigeant votre attention: “ah oui, il faut encore que je trouve du temps pour faire ça”. Le temps est trouvé, défini, réservé. Vous le savez et vous êtes plus serein.

2. prévoyez un temps de préparation pour les séances

Bien-sûr, dès que l’on vous fixe un rdv, vous sautez sur votre agenda pour réserver du temps pour vous préparer à ce rendez-vous, n’est-ce pas ? Je savais que vous ne participiez jamais à une séance sans être parfaitement préparé… La préparation permet d’aborder les choses sans stress et vous met en valeur. Vous êtes préparé, vous êtes “pro”. Pour cela, le mieux est de réserver dans les max 3 jours qui précèdent la séance un bloc de temps d’une durée appropriée à la préparation. Je ne recommande pas de se préparer à une séance trop à l’avance: au-delà de 3 jours, on a oublié sa préparation et au final le temps est perdu et la préparation ratée…

3. faîtes apparaître le temps de trajet

Souvent, pour les évènements qui ont lieu en dehors du bureau, on ne fait pas apparaître le temps de trajet. Grave erreur: cela vous donne (et aux autres) une fausse impression de temps disponible alors que le temps pour se déplacer est souvent significatif. Cette fausse impression génère un stress car vous savez, inconsciemment, que le temps n’est pas disponible et vous le “calculez” à chaque fois que vous tombez dessus. Pire, un collègue qui consulte votre calendrier peut vous coller un autre rendez-vous dans cet espace “libre” et vous voilà dans les ennuis, à vous débattre pour déplacer l’un ou l’autre rendez-vous. Il est donc important de faire apparaître le temps de trajet. Pour cela, 2 techniques:

• vous pouvez inclure le temps de déplacement dans le temps total du rendez-vous. Mais n’oubliez pas de noter l’heure réelle du rdv dans les notes pour ne pas vous présenter à 8h quand le rdv est à 10h…
• utiliser la fonctionnalité de certains programmes (comme Outlook) qui vous permettent de faire apparaître le temps de trajet comme tel.

4. bloquez plusieurs fois le temps

Une bonne astuce consiste, lorsque vous avez dans votre calendrier une tâche à faire, à bloquer plusieurs fois le temps nécessaire à sa réalisation sur plusieurs jours. Ceci vous permettra de faire face aux imprévus, aux urgences tombées du ciel et vous donnera une grande disponibilité pour répondre présent sans stress car vous savez que les choses seront faites de toute façon. Si ce n’est pas maintenant, ce sera demain, lors de la prochaine plage réservée pour la tâche.
Un argument que j’entends souvent lorsque je présente cette idée est “oui, mais alors si je fais ça, si je bloque plusieurs fois le temps pour une seule chose, alors j’aurais moins de temps pour les autres ?”. Hé bien non ! En fait, si vous êtes interrompu et devez prendre en charge une urgence, vous avez en faite accompli plus de choses que prévu, puisque vous avez traité l’urgence et quand-même rempli votre tâche. Et si vous n’avez pas besoin de la 2ème plage horaire réservée pour la tâche, pas de problème: il y a toujours à faire, le temps n’est pas perdu et vous aurez alors la chance d’accomplir plus que prévu initialement. Dans tous les cas, vous êtes gagnant et vous deviendrez la star de la flexibilité et de l’accomplissement des tâches ! A condition bien-sûr de ne pas tomber dans le piège du procrastinateur: “bôf, je le ferai demain, de toute façon, j’ai réservé du temps aussi demain” ce qui vous met dans la même situation d’urgence qu’avant, et à condition de revoir régulièrement votre agenda (au moins une fois par jour) pour ré-affecter les plages horaires qui seraient devenues inutiles. Cette technique est absolument critique pour toutes les tâches importantes et pour les préparations aux séances (attention, je viendrai contrôler !)

5. utilisez les rappels

Comme pour les tâches, les rappels sont vos alliés pour vous laisser le temps de terminer ce que vous êtes en train de faire et de passer à autre chose. Notre cerveau ne peut pas commuter instantanément d’une tâche à l’autre, nous avons besoin “d’air” entre les tâches, de souffler un peu. Alors mettez les rappels en fonction du temps dont vous avez besoin pour “switcher” et surtout tenez compte du temps de déplacement s’il s’agit d’un rendez-vous à l’extérieur: mettre un rappel en avance pour un rdv pour découvrir que l’on est de toute façon en retard, ça frise la perversité !

6. utilisez le champ “notes”

Les informations telles que l’adresse de votre rendez-vous, le n° de téléphone de la personne rencontrée, le but détaillé de la séance, etc… n’ont rien à faire dans le titre du rendez-vous qui doit rester le plus simple et direct possible pour ne pas détourner votre attention lorsque vous parcourez votre calendrier. Lorsque vous recherchez une plage de temps libre pour un autre rendez-vous ou pour un activité, vous n’avez pas besoin de vous souvenir que le rendez-vous de mardi matin, à 10h, est avec Monsieur Martin au sujet du contrat de service des équipements réseau pour la période 2012-2015 et que vous pouvez joindre M.Martin au 01 23 45 67. Toutes ces informations détournent votre attention en ramenant au premier plan tout un tas de processus internes qui tournaient “en tâche de fonds” dans votre tête. Mettez un titre simple, rapidement lisible et compréhensible à vos rendez-vous, tel que Société X / M.Y ou Société X / sujet et utilisez le champ note de votre calendrier pour toute autre information que vous irez chercher le moment venu. Souvenez-vous qu’un des secrets de la gestion du temps, c’est la clarté qui vous permet de réserver vos capacités mentales aux tâches que vous vous proposez d’accomplir. Plus vous serez au clair, plus vous serez efficace et plus vous aurez de temps.

7. utilisez les rendez-vous récurrents

Les agendas électroniques offrent de nombreux avantages sur leurs équivalents papier, et parmi eux la possibilité de créer des rendez-vous récurrents, c-à-d des rendez-vous qui se reproduisent à l’identique à des intervalles de temps définis: tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, le 3ème vendredi de chaque mois, etc…Cela vous permet:

• de ne faire le travail de saisie qu’une seule fois
• de ne pas oublier une occurrence
• de fixer les éléments associés tels que temps de déplacement et rappels une fois pour toutes
• d’avoir le temps réservé à l’avance et de ne pas courir le risque d’avoir des collisions d’agendas.

L’esprit libre, vous pouvez vous consacrer à des choses plus intéressantes que fixer des rendez-vous…Notez au passage qu’il peut être judicieux lorsqu’on crée des rendez-vous récurrents de créer en même temps des temps de préparation récurrents, juste au cas où…

8. utilisez un code de couleur

Utiliser un code de couleur pour vos rendez-vous permet de distinguer différents calendriers entre eux si vous en utilisez plusieurs (nous allons y revenir) ou de distinguer différentes activités dans un calendrier. Le but est de pouvoir identifier au premier coup d’oeil quelles sont les tâches / les rendez-vous les plus importants, quelles sont les tâches administratives, par exemple, par opposition aux rendez-vous en clientèle et d’indiquer à vos collègues à qui vous auriez donné accès à votre calendrier quelles sont les plages horaires qui peuvent être modifiées et quelles sont celles qui sont absolument fixes. Pour ma part, j’utilise un double code de couleur:

• un code de couleur dans mon calendrier personnel, pour distinguer les activités de mon épouse, de mon fils et les miennes. Ainsi, si je cherche une date pour prendre un verre avec un ami, je peux rapidement identifier les plages vides pour moi et les activités de la famille,
• un code de couleur dans mon calendrier professionnel pour distinguer les activités des différents projets, les séances (en rouge !), les activités préparatoires pour les séances (en orange), les activités administratives, etc…

Mes collègues savent que tout ce qui est en rouge est inamovible, qu’il vaut mieux ne pas toucher aux plages en orange et que pour le reste, je peux ré-agender les activités si une urgence se produit. Ils voient d’eux-même la flexibilité que je construis dans mon emploi du temps.

9. passez à la vue sur 7 jours

Par défaut, l’affichage de votre calendrier est sur la journée en cours. Vous ne voyez pas ce que vous avez fait hier, et pire vous ne voyez pas ce que vous allez faire demain. Ce réglage par défaut vous enferme dans un sorte de tunnel temporel, vous privant de perspective et limitant votre horizon à la journée en cours. Cela a pour conséquence le stress du “je dois le faire aujourd’hui”, le stress du “je ne sais pas ce que je dois faire demain” et vous prive complètement de perspective lorsque vous fixez vos rendez-vous. Avoir une vue sur 5 jours (une semaine de travail) ou 7 jours (une semaine entière) vous donne la perspective manquante en élargissant votre horizon. Vous pouvez faire des choix différents, mieux organisés. Regardez comment fonctionne intuitivement une personne qui utilise un agenda papier: avant de fixer un rdv, elle va toujours faire un petit aller-retour dans la page d’avant (alors que pourtant elle ne va pas fixer le rendez-vous pour hier, n’est-ce pas ?) et dans la page d’après pour s’assurer, instinctivement, que son temps a une cohérence. Faites de même avec vos outils électroniques et fixez la vue par défaut sur 5 ou 7 jours.

10. utilisez les invitations

Voila qui n’a l’air de rien, qui semble même être une évidence mais même de nos jours les invitations ne sont pas toujours utilisées. Et pourtant, elles permettent 2 opérations en une:

• informer votre correspondant que vous souhaitez le rencontrer
• réserver le temps

Voilà qui devrait vous inciter à les utiliser davantage…
Souvent, les invitations fonctionnent aussi avec les gens d’une autre entreprise (entre calendriers Exchange, on se comprend !). Au début, si vous n’êtes pas sûr que votre correspondant a bien reçu l’invitation, demandez confirmation dans votre message. Cela évitera les malentendus.

11. utilisez plusieurs calendriers

Ceci est difficilement réalisable pour les irréductibles qui utilisent encore un agenda papier mais pour les autres, utiliser plusieurs calendriers permet d’avoir un calendrier par rôle (rôle de père, de conjoint, rôle professionnel, etc…) et de les intégrer tous à la même vue, sur le même écran, pour avoir ainsi une vue synthétique de vos activités sans pour autant tout mélanger dans un seul et même calendrier. Très utile si vous ne voulez pas que vos activités privées apparaissent sur votre calendrier professionnel (ou vice-versa). Alternativement, pour ceux qui utilisent le papier, vous pouvez utiliser une code de couleur pour mixer ensemble plusieurs calendriers.

12. partagez l’accès

Puisque nous sommes dans les avantages apportés par la technologie, pensez à partager l’accès à vos calendriers avec vos proches ou avec les gens avec lesquels vous travaillez le plus. Ainsi, ils peuvent facilement consulter vos disponibilités, vous épargnant la sempiternelle question “tu es libre le…” et ajouter des rendez-vous dans votre calendrier (pensez à mettre des règles de convenance en place…;-) )

13. synchronisez !

Nec plus ultra de la technologie, summum du confort: la synchronisation ! Cela consiste à mettre à jour les mêmes calendriers simultanément sur plusieurs appareils en même temps. Si vous disposez par exemple d’un PC au bureau, d’un autre à la maison, d’un smartphone et / ou d’une tablette, lorsque vous entrez un rendez-vous dans l’un des appareils, ce rendez-vous est immédiatement annoncé sur les autres appareils qui sont dès lors à jour en permanence. Ô joie ! Plus la peine d’informer votre épouse que vous avez pris rendez-vous avec un ami demain soir pour prendre un verre, elle l’a vu sur l’iPad à la maison. Et vous, vous avez pu tenir compte de ses activités !
Un autre avantage formidable de la synchronisation est que vous ne risquez plus de perdre votre agenda: il est toujours là où une connexion à l’Internet est disponible, à l’abri de toute perte ou destruction. Vous cassez votre smartphone ? Pas de problème. Dès que vous avez le nouveau en main, il suffit de quelques minutes de configuration pour que l’agenda interne soit immédiatement mis à jour avec tous vos rendez-vous, et ça marche que vous utilisiez un calendrier ou plusieurs.

Pour illustrer le concept de calendriers multiples synchronisés, je peux vous parler un peu de mon organisation: j’ai un calendrier pour chaque membre de ma famille, un calendrier “Meet Up” avec les évènements de mes groupes MeetUp, un calendrier pour les anniversaire et un calendrier professionnel. Tous ces calendriers sont accessibles et synchronisés entre mon PC professionnel, mon Mac, mon iPhone et mon iPad et le Mac et l’iPod Touch de mon fils. Avec certaines règles, je peux éviter que mes calendriers privés soient publiés sur mon PC professionnel et éviter aussi que mes activités professionnelles ne viennent encombrer l’iPad, le Mac et l’iPod de mon gamin. Protection de la vie privée et efficacité !

Conclusion

Calendrier et liste de tâches sont les 2 outils indispensables et indissociables de la gestion du temps. Ils vous aident à savoir ce que vous avez à faire et quand vous voulez le faire, expression de votre choix. Partager vos calendriers vous permet d’informer les autres pour qu’ils respectent votre temps, vos choix et surtout vous assure que vous prenez le contrôle de votre temps, pas les autres ! Il faut sacraliser votre calendrier: il est le gardien de votre temps, ce que vous avez de plus précieux. Sans le temps, pas de vie: pas de vie de famille, pas de repos, de plaisir, pas de partage. Pas de vie du tout. Alors apprenez à faire de votre calendrier votre meilleur ami !

quelle liste !

On a tous beaucoup à faire, que ce soit au bureau, à l’école, à la maison, au club de foot… les activités et les actions à prendre ne manquent pas. Alors pour ne rien oublier, on fait des listes…mais ça ne marche pas toujours: les listes s’allongent, les tâches s’accumulent et on finit par se sentir dépassé et inefficace ! Comment faire pour que ça marche ? Est-ce que le problème est en nous ou dans la liste de tâches ? Si vous avez suivi mes conseils pour avoir une motivation à toute épreuve et une discipline de fer, alors il est temps de regarder vos listes de tâches ! Je vous propose aujourd’hui mes 10 conseils pour des listes efficaces, qui vous aident enfin à réaliser vos actions et à retrouver le sens du devoir accompli !

1. ne mélangez pas actions et infos dans vos listes de tâches

Une erreur qui est souvent faite est de mélanger dans une liste de tâches des actions à prendre et des informations sur des actions. Par exemple, si vous voulez réserver un restaurant, vous aurez une tâche pour réserver le restaurant et une autre avec les coordonnées du restaurant. Ce mélange des genres a pour conséquence un encombrement de la liste de tâches: la liste perd en clarté et il devient difficile d’identifier ce qui est vraiment à faire.
D’une façon générale, ne mettez dans une liste de tâches que des éléments que vous pouvez actionner, c’est-à-dire qui constituent des actions. Une tâche = une action à prendre.

2. soignez la formulation

La formulation est le secret de la liste de tâches ! Lorsque vous prenez note d’une tâche, utilisez un verbe d’action. Par exemple, si vous devez changer l’ampoule d’un phare de la voiture (un exemple d’actualité pour moi !), n’écrivez pas simplement “voiture” sur votre liste, vous ne saurez que faire ! Faut-il laver la voiture ? La vendre ? La mener au garage pour une révision ? Ou changer l’ampoule cassée ? Ce manque de clarté vous contraint à réfléchir à l’action, même inconsciemment, à chaque fois que vous lisez votre liste de tâches. C’est un effort supplémentaire dont vous n’avez pas besoin. Par ailleurs, écrire simplement “voiture” ne vous incite pas à l’action, et c’est pourtant ce dont nous avons besoin…
Pour bien formuler une tâche:

• utilisez un verbe d’action: ce que vous avez à faire doit être décrit par une action. Si ce n’est pas le cas, alors c’est une information et elle n’a rien à faire dans une liste de tâches
• utilisez l’infinitif: l’infinitif incite à l’action maintenant, comme l’impératif, mais il est plus naturel à utiliser: que pensez-vous de la différence entre “acheter une ampoule” et “achète une ampoule” ?
• faites court et concis: plus la tâche est longue, moins elle a de chances d’être faite…

3. chaque tâche doit être une action immédiate

Les tâches dans votre liste doivent être immédiatement réalisables, en ce sens que pour les mener à bien, il ne doit pas y avoir de tâche à faire avant. Dans notre exemple de l’ampoule de phare à changer, si lorsque je constate que l’ampoule est cassée je me contente de rajouter à ma liste “changer ampoule phare”, il y a peu de chance que ceci m’incite à l’action car je sais, même inconsciemment, lorsque je regarde ma liste que j’ai d’autres choses à faire avant de vraiment pouvoir changer l’ampoule. Il me faut en fait:

1. savoir de quel modèle d’ampoule j’ai besoin
2. acheter l’ampoule
3. enfin, remplacer l’ampoule

J’ai donc une chaîne d’actions à prendre avant d’arriver à mon objectif final. Ainsi, dans ma liste de tâches, le premier maillon de la chaîne, ma 1ère tâche sera: “regarder le manuel de l’auto pour voir le type d’ampoule”. Sans cela, lorsque je verrai “changer ampoule”, je repousserai la tâche à un autre jour et elle ne se fera pas…Cela doit vous rappeler la technique du “saucissonnage” dont parle Brian Tracy dans son livre Eat That Frog: on découpe les tâches en sous-tâches facilement réalisables pour atteindre son but.
Dans l’idéal, vous pouvez prendre note de toutes les actions en chaîne mais avoir un système qui vous permet de masquer celles qui ne sont pas encore réalisables pour ne pas les avoir inutilement devant les yeux.

4. n’utilisez pas les dates

Utiliser les dates dans votre liste de tâches n’est pas toujours adapté et souvent vous stresse inutilement. En effet, lorsqu’une tâche n’est pas réalisée à la date prévue, elle passe alors dans une catégorie “date dépassée” qui vous fait culpabiliser et ne fait pas avancer les choses pour autant. Débarrassez-vous des dates et de ce sentiment de culpabilité en apprenant à gérer vos tâches différemment !
Il y a trois types de dates pour une tâche:

• les dates “à faire le”: la tâche ne peut pas être réalisée ni avant, ni après, vous avez une date fixe. Exemple: allez chercher belle-maman à l’aéroport
• les dates “avant le”: la tâche a une date limite, mais vous pouvez la réaliser en tout temps avant la date limite. Exemple: remplir la déclaration d’impôts
• les dates “pas avant le”: la tâche ne peut pas commencer avant une certaine date. Exemple: la réservation de billets de concerts, avec une date de mise en vente des billets

Si vous avez une tâche avec une date de réalisation précise, une date “à faire le”, alors ne la mettez pas dans votre liste de tâches mais dans votre calendrier et traitez-la comme un rendez-vous. Pourquoi avoir dans votre liste, en permanence sous vos yeux, quelque chose que vous ne pouvez de toute façon pas faire ? De nouveau, cela vous pompe de l’énergie inutilement et nuit à la clarté de votre liste. Réservez donc vos capacités mentales pour d’autres choses et préservez la clarté de votre liste en utilisant un calendrier pour toutes ces actions “à date fixe”.
Pour les actions “avant le”, transformez-les en actions “à faire le” en leur attribuant d’ores et déjà une date: de cette façon, cette action ne sera pas dans vos pattes à chaque fois que vous ouvrirez votre liste de tâches et soyons honnêtes: une tâche “à faire avant le” est souvent faite au dernier moment, n’est-ce pas ? Comme nous sommes là pour apprendre à nous organiser, le mieux est d’affecter une date à cette tâche et de s’y tenir. Et que fait-on déjà des tâches avec une date fixe ? Ah oui, on les met dans le calendrier, pas dans la liste des tâches !

Enfin, pour les actions “pas avant le”, transformez-les aussi en actions à date fixe et gardez la liste de tâches pour les tâches sans dates, à faire “au fil de l’eau”, selon le moment et l’humeur.

5. utilisez les priorités

Les priorités vous aident à choisir quelle tâche mener à bien lorsque vous avez devant vous plusieurs options. Naturellement, c’est la tâche avec la priorité la plus forte qui l’emporte…Vous pouvez utiliser un système numérique avec une valeur attribuée à chaque priorité, mais évitez de tomber dans l’excès avec une échelle de 5 priorités ou plus. Une tâche est prioritaire, “normale” ou pas prioritaire, c’est tout. Les nuances apportées par les systèmes à plus de 3 valeurs sont inutiles et nuisent à la clarté. Vous pouvez utiliser des symboles simples tels qu’une flèche vers le haut pour indiquer une priorité forte ou une flèche vers le bas pour une priorité faible (et pas de flèche du tout pour les tâches “normales”, sans priorité), une bombe, un dièse (#), une étoile (*), etc… L’essentiel est que le symbole vous plaise et vous parle clairement, indiquant la priorité sans ambiguité.
Alternativement, vous pouvez utiliser un système comme la méthode ABCDE de Brian Tracy:

• A: critique, doit être fait, peut avoir des conséquences majeures si n’est pas réalisé
• B: important, conséquences moyennes si la tâche n’est pas réalisée
• C: sans importance, que ce soit fait ou pas
• D: à déléguer
• E: à éliminer

Pour ma part, je trouve ce système trop complexe: il doit venir en amont, au moment où on décide si une tâche vaut la peine d’être inclue dans la liste. Dès qu’on est dans la liste, c’est que la tâche doit être faite (on ne va pas pousser la perversité jusqu’à mettre des tâches qu’on ne veut pas faire, n’est-ce pas ?) et une priorité à 3 niveaux doit suffire.
Enfin, on peut même travailler sans priorité du tout. C’est le parti pris de David Allen (l’auteur de Getting Things Done, origine de la fameuse méthode GTD. On aura l’occasion d’en reparler !). Suivant votre méthode de travail, il peut être bon d’avoir un système qui vous permette d’identifier les tâches les plus prioritaires.

6. utilisez les étiquettes

aaaah ! Les étiquettes ! Le principe est d’attacher une étiquette à chacune de vos actions pour identifier par exemple:

• un lieu: est-ce que la tâche doit être faite à la maison, au bureau, ailleurs ?
• un outil nécessaire: est-ce que la tâche doit être faite sur un ordinateur ?
• un contexte: sur l’Internet ? au téléphone ? en ville ? au supermarché ?
• un niveau d’énergie: devez-vous avoir la pêche ?

Les étiquettes dépendent beaucoup de votre façon de vivre et de traiter vos tâches. A titre d’exemple, voici les miennes:

• rôle: parent, ami, père, mari, professionnel (cf l’article sur la motivation pour un aperçu sur les rôles)
• durée: 5-15min, 30-60 min, >60 min
• niveau d’énergie: basse énergie, énergie normale, haute énergie

Là encore, n’en faites pas trop: trop d’étiquettes apporteront de la confusion alors que le but est de pouvoir identifier facilement les tâches que vous pouvez mener à bien dans votre contexte actuel. Et trop d’étiquettes nécessitent beaucoup de maintenance. Je parie que vous ne mettrez des étiquettes qu’aux 3ères tâches et qu’à la 4ème, vous vous direz “à quoi bon ?” !

Les étiquettes vous permettront de filtrer l’affichage si vous utilisez un système électronique et de n’afficher que les tâches qui correspondent à votre contexte et à votre état d’esprit. Vous n’allez pas commencer ce bricolage de 4h ce soir alors que vous êtes crevé et qu’il est déjà 19h ? Alors ne l’affichez pas et n’affichez que ce qui demande à être fait depuis le sofa, iPad en main, comme commander des livres sur Amazon.

7. organisez les tâches par rôles

Les rôles sont les facettes principales de votre vie, les casquettes que vous portez. Chaque facette impose des responsabilités, des actions, mais ces actions ne peuvent souvent être menées à bien que lorsque vous êtes dans leur rôle. Vous pouvez par exemple avoir les rôles de père, de mari, d’employé, de président du club de foot, de membre du comité de la MJC locale, etc…Evidement, pour chaque rôle, vous avez des douzaines de tâches. Et bien sûr, vous ne pouvez pas faire les tâches de président du club de foot lorsque vous avez votre casquette d’employé. Alors vous pouvez définir des étiquettes, des catégories ou des pochettes pour chaque rôle. De cette façon, vous n’avez pas devant vous les tâches des rôles de mari et de président du club de foot lorsque vous êtes à une réunion du comité de la MJC…

8. organisez les tâches par catégories

En plus des étiquettes et des rôles, vous pouvez aussi définir des catégories de tâches pour identifier:

• les tâches en cours: ces tâche qui sont actives, déjà commencées ou à réaliser bientôt
• les tâches en attente: ces tâches partiellement réalisées mais pour lesquelles vous avez besoin d’informations ou de gens pour les terminer. Par exemple, vous demandez une autorisation à la Mairie pour un événement du club de foot. Vous avez écrit et vous attendez la réponse de la Mairie pour pouvoir avancer
• les tâches remises à plus tard, faute de temps ou que vous pensez mener à bien un jour mais qui ne sont pas encore “actives”. Par exemple, vous voulez, un jour, apprendre le Chinois (ni hao !)

Ces catégories sont autant de classeurs dans lesquels vous rangez vos tâches.

9. n’affichez que ce qui est utile

Utilisez les étiquettes, les catégories, les priorités et les rôles pour filtrer votre liste de tâches et n’afficher que ce qui est immédiatement utile et applicable au contexte dans lequel vous vous trouvez. L’idée à déjà été abordée mais elle centrale: en effet, nous nous cherchons sans arrêt des excuses pour ne pas faire les choses, pour les repousser au lendemain et fuir l’effort. Le simple fait d’avoir à passer en revue des douzaines de tâches qui n’ont rien à voir avec l’instant présent, que nous ne pouvons de toute façon pas entreprendre maintenant est déjà une excuse pour fermer la liste de tâches et passer à autre chose. Alors mettez l’accent sur la clarté, ne laissez pas à votre cerveau d’excuses pour procrastiner. Dans le meilleur des cas, vous êtes le ou la seul(e) à en supporter le préjudice, dans le pire des cas des tas d’autres gens en subiront les conséquences négatives avec vous.

10. utilisez les rappels

Enfin, dernier conseil, utilisez les rappels dans votre liste de tâches. Un rappel n’est pas un ordre de votre Outlook ou de votre iPhone qui vous somme de tout laisser tomber et de réaliser la tâche maintenant, mais c’est un outil qui vous permet de passer en douceur d’une tâche à l’autre et de ne rien oublier. Pour bien utiliser les rappels:

• mettez le rappel suffisamment à l’avance, pour vous laisser le temps de terminer ce que vous êtes en train de faire
• mettez plusieurs rappels pour avoir le temps de vous préparer si nécessaire
• mettez un rappel plusieurs jours à l’avance pour une tâche à date fixe dans votre calendrier. Cela vous permettra de juger si vous pouvez / devez toujours la faire et vous permettra de ré-agender sans stress si les conditions ne sont pas réunies

Voilà ! J’espère que ces conseils vous aideront à être plus productifs et moins stressés…Hé oui, quand on est bien organisé, on fait plus en stressant moins ! C’est le paradoxe heureux de la gestion du temps !
Dans un prochain article, je vous aiderai à bien choisir votre outils de gestion des tâches, que vous soyez technophile avec le dernier iPhone ou attaché à votre bon vieux agenda papier…

La discipline: cette mal aimée

Essayons de rendre sa noblesse à la discipline: elle n’est pas l’obéissance aveugle et inconditionnelle à une autorité supérieure mais la subordination du plaisir immédiat à la réalisation d’une tâche plus importante (ouf !). C’est le courage, la force de faire ce que l’on doit faire plutôt que ce que l’on aimerait faire…Vous le dites tous les jours à votre enfant qui préfèrerait aller jouer dehors plutôt que de faire ses devoirs: “Fais tes devoirs, et tu auras un bon travail plus tard !”. Car c’est cela finalement, la discipline: c’est la liberté de jouir, plus tard, du fruit de ses efforts d’aujourd’hui. Prenons un exemple: vous aimeriez parler l’anglais, c’est important pour votre travail. Oui, mais prendre un moment chaque jour pour travailler, quelle barbe ! Alors, vous allumez la télé…juste pour un moment, promis ! Pour décompresser après le boulot et avant de prendre les bouquins d’anglais…Mais finalement, la séance télé se prolonge plus que prévu, et les bouquins restent fermés…Vous n’avez pas fait l’effort dans le moment présent, et vous ne jouirez pas de ses fruits dans le futur: vous ne parlerez pas couramment l’anglais.

En bref, la discipline oppose:

• le plaisir d’une activité fun et gratifiante à l’obligation de faire une chose parfois ingrate
• le court terme au long terme avec d’un coté le plaisir immédiat et de l’autre la récompense parfois lointaine dans le temps
• la durée, avec une action fun mais qui ne dure pas dans le temps et le résultat d’un effort qui peut durer une vie (lorsque vous aurez appris à parler l’anglais, vous le parlerez toute votre vie).

Ainsi, la discipline est certainement ce qui fait la différence entre ceux qui réalisent les choses, ceux qui ont du succès et ceux qui n’en ont pas. Pour vous en convaincre, souvenez-vous de l’école: ceux qui étaient les bons élèves n’étaient-ils pas ceux qui étaient toujours à jour dans leurs devoirs …?

5 trucs pour développer votre discipline

La bonne nouvelle est que vous pouvez en tout temps développer votre discipline, comme un muscle que l’on fait travailler et qui devient fort. Voici comment développer votre “muscle de la discipline”:

1. commencez petit

Ne partez pas immédiatement bille en tete, vous iriez à l’échec. Avant de vous attaquer à l’Everest, commencez-donc par des choses faciles. Vous avez de la peine à vous lever le matin, lorsque le réveil sonne ? Vous trichez et le mettez à sonner un quart d’heure avant l’heure pour pouvoir rester couché un peu plus ? Mettez le réveil à l’heure pile et forcez-vous à vous lever à la 1ère sonnerie.

2. challengez-vous

lorsque l’endurance de votre “muscle de la discipline” augmente, fixez-vous de nouveaux challenges pour vous tester et placez la barre toujours plus haut. Votre force de caractère va augmenter, signe que votre muscle se développe !

3. prenez-note de vos progrès

achetez une petit calepin sur lequel vous noterez vos progrès et vos faiblesses. Le simple fait de prendre note vous fera prendre conscience de vos progrès et vous motivera. Vous pourrez aussi vous confronter à vos faiblesses et vous corriger.

4. développez des habitudes

transformez l’exceptionnel en habitude: les scientifiques estiment qu’une habitude est prise après 21 jours de répétition (sauf pour les mauvaises habitudes qui sont prises tout de suite, mais ça c’est une autre histoire !). Maintenez donc votre discipline pendant 21 jours, après quoi ce qui requiérait une effort de votre part sera devenu une habitude, une chose normale qui n’exigera plus d’effort et sera intégrée à votre vie.

5. allez au bout des choses

faire les choses comprend 2 étapes importantes: commencer et …terminer ! La discipline s’applique aux deux: avoir la discipline de commencer les choses et avoir la discipline de terminer, d’aller jusqu’au bout sans faiblir. Prenez l’engagement d’aller au bout des choses: quelle que soit votre activité, ne l’interrompez pas tant qu’elle n’est pas terminée. Eliminez les excuses et forcez-vous à aller au bout.

Maintenant que votre muscle de la discipline est échauffé, au boulot !

Imaginez-vous devoir avaler une grenouille crue chaque matin au petit déjeuner…beurk ! Après ça, qu’est-ce qui pourrait vous arriver de pire dans la journée ?
C’est l’idée de Mark Twain, reprise par Brian Tracy, auteur à succès d’ouvrages de motivation et de management, qui en fait une métaphore de développement personnel: lorsque l’on a fait sa tâche la plus importante de la journée, on peut alors vivre sa journée en sachant que l’important a été fait.

Le livre nous guide donc dans “le choix de la grenouille”, c’est-à-dire dans la façon de déterminer nos objectifs prioritaires et la façon de nous atteler à leur réalisation, jour après jour en 21 concepts déclinés en 21 chapîtres:

1. décidez de ce que vous voulez: couchez vos buts et objectifs sur le papier avant de vous lancer (est-ce que cela vous rappelle mon article sur la motivation) ?
2. plannifiez chaque jour à l’avance: une fois vos tâches identifiées, organisez-les en listes et planifiez-les dans vos journées, jour après jour
3. appliquez la règles des 80/20 à tout: 80% de vos résultats proviennent de 20% de vos efforts. Appliquez cette règle pour obtenir des résultats tout en épargnant votre temps
4. considerez les conséquences: ce qui détermine l’importance d’une tâche, ce sont les conséquences qui découlent de son accomplissement ou non-accomplissement. S’il n’y a pas de conséquence lorsqu’une tâche est réalisée ou pas, c’est qu’elle n’avait aucune importance. Alors pourquoi la faire ?
5. pratiquez la méthode ABCDE en permanence: cette méthode vous aide à prioritiser vos tâches pour ne travailler que sur les plus importantes. Les autres sont renvoyées aux calendes grecques, déléguées ou…éliminées !
6. concentrez-vous sur votre sphère de responsabilité, ce que Tracy appelle les aires de résultats clefs: identifiez vos responsabilités réelles, ce que l’on attend de vous, là ou vos résultats comptent et ne travaillez que là-dessus. Ne perdez pas de temps sur des sujets annexes et des tâches qui ne vous incombent pas directement
7. pratiquez la loi de l’efficacité forcée: avez-vous remarqué comme on parvient toujours à faire les choses lorsqu’on a peu de temps ? Cette loi dit qu’il y a toujours assez de temps pour faire les choses les plus importantes
8. préparez-vous avant de commencer: avez-vous tout ce dont vous avez besoin pour mener la tâche à bien ? Ou allez-vous devoir vous interrompre pour courir après un collègue, une info, un outil ?
9. accroissez vos compétences: plus on en sait sur une tâche, plus elle est facile et plus vite elle est accomplie. Et moins on rame…
10. utilisez vos talents propres: déterminez à quoi vous êtes bon et engagez-vous à le faire à la perfection. L’idée généralement admise qu’il faut travailler sur ses points faibles est une supercherie qui vous fait perdre du temps, ramer sur quelque chose que vous n’aimez probablement pas faire et vous empêche d’apporter toute votre contribution. Qu’est-ce qui est le plus productif: deux personnes qui se forcent à faire ce qu’elles ne savent pas faire, le font mal et sans plaisir ou deux personnes qui se répartissent les tâche de façon à faire chacune ce qu’elles savent bien faire ? La réponse est dans la question…
11. identifiez les contraintes clefs: ce que Tracy appelle les contraintes clefs ce sont les contraintes qui vous retiennent en arrière et vous empêchent d’accomplir vos tâches. Ces contraintes peuvent être en vous ou à l’extérieur. Il faut les identifier et vous appliquer à les faire sauter
12. faites-le un pas à la fois: n’est-ce pas Confucius qui disait qu’un voyage de 1000 lieues commence avec un simple pas ? Pour vos objectifs et vos tâches, c’est la même chose: accomplissez vos tâches un pas à la fois, jusqu’à atteindre votre objectif
13. mettez-vous sous pression: travaillez comme si vous deviez vous absenter durant un mois. Cela vous contraint à faire des choix (les 80/20) et met en application la loi de l’efficacité forcée
14. maximisez vos ressources personnelles: identifiez vos périodes de plus haute performance et agendez vos tâches en fonction pour donner le meilleur de vous-même
15. motivez-vous à passer à l’action: optimisme, esprit constructif, orienté action…(de nouveau consultez mes 5 trucs pour garder la motivation)
16. pratiquez la procrastination créative: faites les choses importantes d’abord et les autres…pas du tout !
17. faites les choses les plus difficiles d’abord: ce sont souvent celles qui apportent la plus grande contribution
18. découpez et saucissonnez les tâches: découpez vos tâches en sous-tâches plus facilement réalisables, selon la technique du saucissonnage. Ensuite, un pas à la fois…enfin, une tranche à la fois !
19. créez de longs moments de travail: travaillez sur la même tâche ou le même sujet pendant une longue période et ne vous épuisez pas à sauter d’une tâche à l’autre sans arrêt
20. agissez comme dans l’urgence: avez-vous remarqué comme une tâche de quelques minutes a toujours tendance à prendre tout le temps qu’on a pour la faire ? Pour éviter cela, agissez toujours vite, comme si les tâches étaient toujours urgentes. Cette pression vous évitera de procrastiner et de diluer votre effort
21. prenez vos tâches d’une main forte: établissez des priorités, soyez persistent et concentré. Et faites preuve de discipline !

Tous ces conseils coulent du bon sens et ont un air de déjà vu. Mais ils permettent de remettre la mécanique en marche. C’est un peu comme le sport: nous savons tous qu’il faut en faire mais on a tendance à l’oublier, à procrastiner et à éviter l’effort. Et comme le sport, il faut beaucoup travailler pour arriver au plus haut niveau. Alors remettez-vous au travail avec le talent et l’énergie du coach Brian Tracy !

Liens

le site de Brian Tracy
le livre Eat that Frog sur Amazon
la version audio du livre sur iTunes
l’application Eat that Frog pour iPhone

C’est la nouvelle année, et vous avez probablement pris un certain nombre de nouvelles résolutions…Reprendre le piano, faire du sport, apprendre l’espagnol, enfin réaliser ces travaux dans la maison qui trainent depuis si longtemps…”C’est décidé, cette année, je le fais !”. Le problème, c’est que si les bonnes résolutions viennent avec la neige, elles ne durent en général pas plus longtemps, passant rarement l’hiver. Alors voici 5 trucs et conseils pour garder la motivation et transformer une résolution en réalisation.

1. Rédigez un énoncé de mission

la motivation, c’est avoir un motif pour l’action. Allez chercher le motif à sa source, ayez à l’esprit la raison pour laquelle vous faites les choses. Au moment de renoncer, faites face à votre faiblesse et souvenez-vous de la raison pour laquelle vous faites cet effort. Vous faites du sport ? Vous vous dites que c’est pour votre bien. Oui, mais cela ne vous motive pas. Vous savez qu’il faut faire du sport. On vous le dit toutes les 5 minutes à la télé: pratiquez une activité physique régulière…mangerbouger.fr…mais ça ne suffit pas. Alors approfondissez: pourquoi voulez-vous rester en forme ? Pour durer. Pour profiter plus longtemps des êtres que vous aimez, pour qu’ils puissent profiter aussi plus longtemps de vous. Par amour pour vous (soyez égoïste, vous avez le droit, c’est pour votre santé !) et par amour pour votre conjoint et vos enfants. Voilà qui redonne la motivation de faire les choses. Donc, pour toutes les actions que vous voulez mener à bien, établissez un énoncé de mission. Ne restez pas superficiel, cherchez la raison de la raison, couche après couche, jusqu’à atteindre le coeur des choses. Comment savoir que vous avez assez ‘épluché’ la motivation ? Lorsque vous lisez votre énoncé de mission et que vous ressentez dans votre ventre une grande émotion, une grande chaleur qui vous emporte et vous fait trépigner d’impatience en attendant l’action !

Pour que cette mission ne reste pas lettre morte, lisez-la tous les matins, au réveil et notez dans un calepin les points importants de votre mission et les objectifs principaux que vous voulez atteindre. Cet acte ne doit pas être mécanique. Laissez vos formulations varier chaque jour. Ces variations éviterons le coté mécanique et entretiendront la fraicheur. Elles vous permettront de découvrir aussi d’autres aspects de votre mission, d’autres motifs…et une motivation renouvelée.

2. Ayez une bonne hygiène de vie

Comment faire du sport à 6h du matin avant de partir travailler si vous vous couchez à minuit tous les jours ? L’érosion du corps que provoque une mauvaise hygiène de vie nécessite une force de caractère hors du commun pour être compensée. Epargnez-vous cet effort surhumain et veillez à votre hygiène de vie:

• un bon sommeil: un minimum de 6h de sommeil par nuit pour avoir les yeux ouverts durant la journée,
• une nourriture saine: ne mangez pas trop à midi, pour éviter l’effet “coup de barre” lors de la digestion. Parfois, il n’en faut pas plus pour casser une motivation déjà fragile…
• faites du sport: le sport, même à petite dose, libère des hormones dans notre corps qui vont nous donner du tonus et du bien-être pour plusieurs jours.

3. Respectez l’équilibre entre les rôles et les objectifs

Nous reviendrons sur la notion de rôle dans un autre billet, mais pour faire simple, nous avons tous de multiples rôles, pour lesquels nous avons de multiples objectifs. Un homme par exemple peut avoir les rôles de papa, de mari, de responsable du marketing et d’entraineur de l’équipe de foot du quartier. Et des objectifs associés à ces rôles. Mais à se consacrer sans réserve à un seul objectif, lié à un seul rôle, on s’use. On ne fait plus progresser les autres rôles, les autres objectifs restent au point mort et la frustration et l’amertume s’installent, conduisant à la démotivation et à la démobilisation générale, même sur l’objectif prioritaire auquel on se consacrait.
Changer, rechercher l’équilibre entre ses objectifs et ses rôles permet de se ressourcer et de rester performant. Il est trompeur de croire qu’on ne peut se consacrer qu’à un seul rôle, qu’à un seul objectif pour une longue période sans effet négatif. Même si un coup de collier est parfois nécessaire, qui impose un déséquilibre temporaire, pensez qu’une maison ne se construit pas un mur à la fois: pour qu’elle tienne debout, il faut monter tous les murs en même temps…

4. Entretenez votre estime de vous-même

Encouragez-vous et récompensez-vous lorsque vous progressez vers l’accomplissement d’un objectif. Comment récompensez-vous votre chien qui vous donne la papatte ? Avec un sucre ! Et bien pour nous autres, c’est pareil: un susucre lorsque nous avons fait quelque chose de bien, ça ne fait pas de mal. Ca ajoute du fun à l’action et ça motive. Alors trouvez votre récompense et n’oubliez pas de vous encourager sur le chemin qui mène à votre objectif.

5. Devenez un optimiste pratiquant

La relation entre optimisme et succès n’est plus à démontrer. Pour renforcer votre optimisme:

• pratiquez la visualisation positive: visualisez-vous en train de réaliser les actions qui mènent à votre objectif, en train de l’atteindre et en train de profiter de ses fruits. Si par exemple vous souhaitez apprendre une langue étrangère, voyez-vous en train de communiquer de façon courante dans cette langue. La visualisation est un conditionnement du corps et de l’esprit utilisé par tous les gens qui ont du succès: les artistes, les athlètes, les sportifs de haut niveau de toutes les disciplines, mais aussi les businessmen qui tous visualisent leur succès.
• alimentez-vous de pensées positives. Chaque pensée négative est comme un boulet à vos pieds, qui vous entrave et vous empêche d’avancer. Essayez de ne développer que des pensées positives et dans votre tête remplacez immédiatement par une pensée positive toute pensée négative qui serait survenue. Au début, c’est un peu difficile puis cela devient un jeu jusqu’à ce que vous ayez éliminé de votre mode de pensée toute pensée négative.
• évitez comme la peste les râleurs et les grincheux qui vous entourent. N’avez-vous jamais eu le sentiment que fréquenter telle ou telle personne drainait votre énergie ? Sans être grossier et sans pratiquer la politique de la terre brulée, éloignez-vous des gens qui vous vampirisent et dans votre voiture remplacez France Info par de la musique.

Dans un prochain billet nous parlerons de la soeur vertueuse de la motivation: la discipline personnelle. D’ici-là, je vous souhaite plein succès dans vos résolutions !

Mais quelles sont les motivations réelles de tous ces Cassandres qui nous prédisent que ça ne marchera pas ? Même si l’émission de la TSR aurait pu être plus critique, ça sautait cependant aux yeux: ce qui motive tous ces gens, c’est la peur. La peur de l’inconnu. La peur de la nouveauté. La peur de perdre son job.
Car c’est bien là le coeur du problème. Pour nous autres, lecteurs, ce qui compte, c’est de pouvoir continuer à lire, que nous le fassions avec un livre en papier ou un appareil électronique, cela a peut d’importance: nous lisons. Mais pour tous ces gens, ce qui compte, c’est de continuer à exister.

Pour l’auteur, tout d’abord, il y a le prestige et la symbolique d’être publié. Le livre est la preuve de leur importance, le prolongement tangible de leur effort de création. Cela a toujours été le cas mais ça l’est certainement plus encore aujourd’hui, avec l’avènement du web et du blog qui permet à tous (et même à moi !) de publier ses oeuvres. Etre publié sous format électronique pour un vrai auteur revient à être ramené au même niveau que les bloggers et à être noyé dans la masse.

Les diffuseurs et les libraires, quant-à eux, sentent peser sur eux le spectre de la désintermédiation. Si le livre est téléchargeable depuis l’Internet, que deviennent-ils ? Sont-ils voués à disparaître? Cette crainte est parfaitement illustrée par la remarque du libraire interviewé qui nous parle de son amour du livre et du rapport à l’objet. Pour lui, le livre numérique n’est plus un livre. On nous sort donc l’argument de la dénaturation de l’objet et de sa disparition programmée, avec la nostalgie et la culpabilisation qui vont avec. C’est le coup du “c’était mieux avant”. Le coup du vinyl contre CD. Ou plus récemment du CD contre le MP3 (voir mon article à ce sujet).  On organise la confusion entre le contenant et le contenu pour brouiller les pistes. Et cela pose la question de savoir ce qu’est un livre. Depuis des centaines d’années, un livre est un texte imprimé sur du papier. Le texte et son support ont été indissociables depuis l’invention de l’écriture et toute une industrie s’est développée autour de cette association, depuis les moines copistes jusqu’aux diffuseurs et aux libraires. Cette industrie s’est construite sur le concept du livre en tant que support et sur la valeur conjointe du contenu et du contenant, le livre.

Aujourd’hui, la proposition du livre numérique est de mettre fin à cette association ancestrale et de se passer du contenant, du livre, pour ne plus retenir que le texte. Cette révolution va en théorie mettre fin aux métiers qui tournaient autour de l’aspect physique du livre: l’impression, la diffusion et la vente du livre. On comprend donc leurs craintes.

Pour les éditeurs, le problème est un peu différent. Oh, bien-sûr, ils ont peur eux aussi de passer à la trappe de l’Histoire, de n’être plus qu’un vieux métier dans…les livres en étant remplacés par les Google et Apple de ce monde et du prochain, mais leur crainte immédiate c’est la perte de chiffre d’affaire, comme le dit Agnès Fruman d’Albin Michel:

Ce qui nous fait peur, c’est le manque de maîtrise sur le prix de vente du livre.

Elle nous parle ensuite – sans toutefois donner de chiffres – de perte de CA et de bénéfice, et nous glisse que les auteurs aussi ont perdu beaucoup. De nouveau le coup de la culpabilité, la menace voilée de la baisse de qualité provoquée par la baisse de revenu. Mais il s’agit encore une fois d’un réflexe de commerçant: les éditeurs sont saisis par la peur de ne plus pouvoir vendre la valeur conjointe du contenu et du contenant. Si on enlève le prix du livre, de l’objet en papier imprimé, on diminue la valeur aux yeux du client / lecteur et le prix doit diminuer pour refléter la nouvelle perception de valeur. Et de fait, les clients / lecteurs souhaitent voir un écart de prix de 40% au moins entre le livre sous format numérique et sa version papier. Ce qui démontre bien, au passage, que le lecteur attribue la valeur au texte, pas au ‘livre’…

Par ailleurs, le raisonnement des éditeurs n’est pas présenté dans son intégralité et est curieusement amputé d’une part importante: si la valeur perçue du livre change avec un livre numérique, il en va de même de son coût. En effet, combien cela coûte-t’il d’imprimer, stocker, diffuser 20’000 exemplaires d’un livre en papier ? Et quels sont les coûts d’impression et de distribution d’un livre numérique ? Le livre numérique apporte aux éditeurs le rêve de tout industriel: l’élimination des coûts variables et la compression des coûts fixes. Finis les coûts d’impression. De diffusion. De distribution. De reprise des invendus et de recyclage. Les coûts de distribution peuvent même être supportés par un partenaire comme Amazon ou Google. Les économies sont substantielles. Et le lecteur, qui est aussi client, ressent bien que la numérisation va amener ces économies et aimerait bien qu’elles soient en partie répercutées sur le prix de vente des ouvrages.

Donc, oui, la numérisation des livres va probablement apporter son lot de changements et de perte d’influence pour beaucoup de métiers. Certains vont disparaître à terme ou se retrouver dans la catégorie des vieux métiers d’antan qui perdurent tant bien que mal . Un libraire pourrait bien devenir une bête rare d’ici 20 ans. Mais c’est aussi une formidable nouvelle page qui s’ouvre pour le livre lui-même, qui apportera l’interactivité et la richesse multimédia au texte. Ces nouvelles perspectives sont démontrées de façon encore embryonnaires par les nouvelles publications sur l’iPad avec par exemple l’édition du magasine Wired ou le quotidien en préparation par le Mogul des médias Richard Bronson:

Et quant-à la peur de perdre des emplois, c’est la peur primale évoquée à chaque tournant techologique. Dans le cas présent, pour un emploi de libraire qui disparaîtra, combien d’emplois créés dans le design, le développement, la maintenance informatique ? Le développement, la mise au point et la vente de liseuses électroniques ? On ne peut pas le dire, bien-sûr, et la transition sera lente. Beaucoup de ces emplois seront probablement délocalisés. Mais dans ce monde, rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme. Surtout le papier.

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Enfin, bon, c’est peut-être un peu exagéré, mais si comme moi vous trouvez parfois que la tâche de relever vos messages Facebook ou de lire les tweets de vos amis est parfois un peu lourde, alors essayez Flipboard pour iPad.

Flipboard est une application qui va aller chercher sur vos profiles Facebook et Twitter les derniers posts de vos amis, directement sur votre profile, et vous les présenter sous la forme d’un journal électronique très agréable à lire par sa présentation et son interactivité. Ainsi, se tenir à jour n’a jamais aussi été plaisant ! Auparavant, j’utilisais le navigateur Flock pour rester connecter sur mes profiles de réseaux sociaux, mais il fallait quand-même être devant le Mac. Et avec l’iPhone, l’expérience trop réduite des sites sociaux n’était pas vraiment satisfaisante (j’aime voir les choses en grand !). Avec Flipboard sur l’iPad, cela devient un vrai plaisir ! A tel point, que c’est presque addictif !  Je m’installe sur mon sofa et je parcours “ma presse sociale” à moi, mon journal de mes amis et de mes centres d’intérêts, tout comme dans la pub Flipboard:

Un vrai plaisir ! Et bien-sûr, on peut lire les articles comme depuis un navigateur Internet et surtout participer aux discussions sur Facebook, twitter et re-twitter à loisir ! Un vrai régal ! A essayer absolument.

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Pour équiper l’iPad et l’iPhone 4, Apple a conçu le A4, un nouveau processeur, que ses cadres dirigeants qualifient de “processeur le plus complexe qu’Apple ait jamais conçu”. Depuis son annonce en janvier, on a tout entendu sur ce processeur et les motivations d’Apple: Apple va vendre des chips pour concurrencer Intel, Apple va revenir aux processeurs PowerPC, c’est le retour aux rêves du tout-propriétaire, , etc…Mais le A4 n’est pas destiné à être dans d’autres produits que les produits Apple et Apple ne reviendra pas aux PowerPC. Quant-aux rêves du “tout propriétaires”, il y a un peu de cela, mais le business a pour cela ses raisons…

Rappel: Apple et les processeurs ARM

Pour mémoire, Apple a été impliqué très tôt dans le développement des processeurs ARM. En effet, à la fin des années 80, Apple a rejoint Acorn Computers et VLSI Technologies, son fondeur, pour travailler avec eux sur une nouvelle version du processeur ARM, le processeur à technologie RISC (Reduced Instruction Set Computer) que développait Acorn. Le travail effectué a été si important qu’à partir de ces travaux, une nouvelle société a été crée en 1990: Advanced RISC Machines, qui devint ARM lors de son entrée en bourse en 1998.
ARM a depuis constamment développé l’architecture de ses processeurs et a accordé des licences d’utilisation et de modification à de multiples fabricants de matériel, pour leur intégration dans tous les produits majeurs du marché. Aujourd’hui, la quasi-totalité des équipements mobiles évolués fonctionnent avec une variante ou une autre des processeurs ARM.

Indigestion, overdose et asphyxie

Et c’est bien là le problème: tous les téléphones utilisent les mêmes composants de base et se ressemblent à tel point qu’ il devient de plus en difficile de se différentier de la concurrence. A très court terme, le marché va se trouver asphyxié par un grand nombre d’appareils fonctionnant soit avec le système d’exploitation de Google, Android, soit avec celui de Microsoft, Windows Phone 7 dont la sortie est annoncée pour la fin de l’année. Le marché des téléphones ressemblera alors à celui des PCs: le PC est devenu une ‘commodité’ sans valeur et rien ne distingue fondamentalement un PC d’un autre. Arrivez-vous à dire ce qui fait la différence entre un PC HP et un PC DELL ? Ou est la valeur d’un PC de marque par rapport à un anonyme, ou à un PC que vous monteriez vous-même à partir de pièces détachées ? Il n’y a plus de différence: le matériel est le même, l’OS est le même. Tout est standardisé, indiscernable. Tout est gris sur gris.
Pire pour Apple: non seulement tous les appareils tendent à se ressembler, mais ils ressemblent maintenant tous à l’ iPhone ! Tous les fabricants ont copié son aspect, son interface multi-touch, ses icônes, chacune des fonctionnalités de l’OS et tentent de favoriser le développement d’applications tierces par la création de places de marché en ligne, comme l’a fait Apple. Si la copie est une forme de flatterie, dans le monde des affaires, c’est aussi une forme d’assassinat.

Se distinguer pour survivre

Car c’est bien de cela qu’il s’agit: ce qui a fait le succès d’ Apple sur le marché de la téléphonie, c’est la nouveauté, la visibilité et la remise en question des habitudes du marché. Permettre à la concurrence de les rattraper, permettre que tous les différentiateurs (matériel, OS, applications et AppStore) soient érodés encore davantage à chaque nouvelle vague d’appareils c’est prendre le risque d’une mort lente.

Apple a sous son contrôle son système d’exploitation (iOS), ses applications et son AppStore. Ce qui lui échappe encore pour avoir son destin en main est le contrôle du matériel. Et c’est dans ce contexte que le A4 est né: il devient tout d’un coup beaucoup plus difficile pour les concurrents de répliquer les fonctionnalités lorsqu’elles sont basées sur des technologies propriétaires et difficilement copiables sans investissements majeurs.
Bien-sûr, ce qui est valable pour Apple l’est aussi pour les autres. Tous ont la même épée de Damoclès de l’anonymat dans les rayons au-dessus de la tête. Mais tous ne sont pas au même point du cycle de développement et de contrôle de leur offre. Beaucoup de constructeurs sont encore contraints à jouer les imitateurs avec des produits gris sur gris qui vont tourner soit Android, soit Windows Phone 7. Beaucoup vont se contenter des miettes du marché lucratifs des smartphones que ce rôle leur laissera.
Mais certains montrent déjà qu’ils ont davantage d’ambition. Ainsi, Samsung par exemple qui s’alimente avec des téléphones Android (que voulez-vous, il faut bien vivre !) mais prépare aussi son propre OS, Bada. Et HP qui a récemment acquis Palm et son OS prometteur, WebOS. Et RIM qui vient d’annoncer son nouvel OS version 6 et qui tente de mettre sur le marché des téléphones plus sexy, pour attirer une clientèle plus jeune et plus fun. Le diagramme suivant montre le positionnement relatif d’Apple et de ses suiveurs en terme de maîtrise hardware, maîtrise software et de capacité d’intégration des deux. Plus cette capacité est grande, plus la bulle représentant la société est large.

• La maîtrise hardware qualifie la capacité à créer un appareil qui soit désirable, avec des fonctionnalités avancées.
• La maîtrise software qualifie la capacité à créer un système d’exploitation et des applications simples à utiliser, conviviales et pourtant puissants et performants. Elle qualifie aussi la capacité à faire évoluer ce software dans le temps.
• La capacité d’intégration des deux qualifie la capacité à constituer à partir de ces deux éléments un tout qui soit cohérent et parfaitement sous contrôle.

Le diagramme montre les rapports de force suivants:

1. Apple, qui jouit des meilleures compétences en création de matériel, de logiciel et d’intégration des deux. Il s’agit clairement de ses core compentencies, acquises depuis 30 ans et raffinées ces 10 dernières années avec l’iPod.
2. les challengers tels que:
   • HTC, LG, Samsung, Motorola, et HP qui ont des capacités à développer du matériel attractif mais qui manquent encore d’expérience dans le logiciel et l’intégration d’un ensemble. Il faut noter que Samsung et Motorola ont chacun annoncé le développement de leur propre plates-formes logicielles et qu’HP ne doit sa présence sur ce diagramme qu’à son rachat de Palm, lui apportant les compétences hardware, software et intégration. Reste à voir ce qu’HP saura en faire.
   • RIM qui jouit d’une bonne capacité d’intégration matériel / logiciel, puisqu’il intègre déjà son propre OS à son propre matériel, mais qui a de la peine à faire un matériel désirable du point de vue du public,
3. Nokia et Sony-Ericsson qui malgré leurs talents respectifs sont clairement à la peine lorsqu’ il s’agit de logiciel (Symbian est pour ainsi mourant chez Nokia) et d’intégration d’un ensemble attractif pour l’utilisateur.
4. quant-à DELL et Google, malgré leurs tentatives, ils ne sont pas dans leur élément. Si le téléphone de Google a été un succès d’estime, il restera aussi le dernier, Google ayant annoncé la fin de ses ventes après 6 mois. Et pour DELL, leur compétence se limite à intégrer Windows sur des PC génériques. Des téléphones sont à venir mais il s’agit de constructions par d’autres avec un OS Microsoft.

Les concurrents les plus sérieux sont Samsung, Motorola et HP. Tous ont des faiblesses mais cherchent à combler leur retard sur Apple. Le plus menaçant est certainement Samsung à qui sa verticalisation et sa diversification donnent des armes redoutables. En effet, Samsung est à la fois:

• fabricant de composants: il fabrique des mémoires, processeurs et écrans utilisés notamment dans les smartphones,
• fabricant d’électronique de divertissement: télévisions, ordinateurs, lecteurs BluRay, etc…

et peut donc tirer des synergies de ses entités pour innover et tirer les prix de fabrication vers le bas. Par ailleurs, il a montré qu’il a compris où était vraiment la valeur de la stratégie d’Apple et cherche à la dupliquer en développant son propre système d’exploitation pour ses smartphones.  Enfin, il jouit d’une image de marque en plein développement auprès du public, se rapprochant en terme de capacité d’innovation et de qualité des produits de ce qu’à pu être un Sony dans les années 1990.

La stratégie d’Apple

Mais Apple, en sa qualité de leader du moment, n’a pas dit son dernier mot. Un autre de ses avantages réside dans sa capacité à ré-utiliser ses investissements dans MacOS sur ses 3 plate-formes iPhone, iPod et iPad toutes dérivées de MacOS. Cette capacité lui assure un meilleur retour sur investissement par des économies d’échelle à travers ces plate-formes.
Par ailleurs, Apple a su développer une place de marché pour les applications dont le succès sera certainement plus difficile à dupliquer que des fonctionnalités d’OS ou de matériel.
Enfin, Apple ne va pas hésiter à provoquer elle-même l’obsolescence de ses produits et à lancer ses poursuivants dans une course à l’innovation avec le but d’épuiser les plus faibles d’entre eux. Seuls survivront ceux qui auront su innover avec la même rapidité et développer au passage une clientèle suffisamment nombreuse pour permettre le financement de ces innovations.
Et tout comme avec l’iPhone à la suite de l’iPod, Apple est certainement déjà en train de chercher ses futurs relais de croissance pour ne pas se retrouver cernée par ses concurrents dans un marché asséché par les copies et les produits alternatifs. Peut-être sera-ce enfin le grand jour de l’Apple TV ? Le futur sera intéressant à vivre !

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La frénésie retombe à peine, une semaine après le dernier show d’Apple au cours duquel toute une série d’annonce et d’introduction de produit a été réalisée. Une nouvelle génération d’iPod a vue le jour, les évolutions prévues de l’iOS ont été évoquées, un réseau social a été introduit avec une nouvelle version d’iTunes et un nouvel Apple TV a été annoncé.

Mais alors que l’Internet a glosé tout son saoul sur les nouveaux iPods, toujours trop comme ceci et pas assez comme cela, et vice-versa, il y a un annonce qui a généré comparativement assez peu de réactions. En effet, l’introduction du nouvel Apple TV, après une période végétative de 3 ans, a suscité peu de commentaires. En dehors du renouvellement esthétique et de la performance de miniaturisation, des annonces significatives du point de vue de la stratégie d’Apple ont pourtant été faites.
Peut-être sont-elles passées inaperçues par la persistance de Steve Jobs à qualifier l’Apple TV de hobby, toujours est-il qu’il semble qu’Apple prenne un certain nombre de paris avec cette nouvelle version:

le pari de la location

Apple fait le pari de la location et annonce que dorénavant, les achats ne seront plus possibles sur l’iTunes store, seulement les locations. L’idée est qu’il est meilleur marché de louer un film quitte à le re-louer pour le voir une nouvelle fois que de l’acheter. Cet argument devrait faire mouche auprès des consommateurs par qui le calcul sera vite fait…(question: combien de fois peut-on louer un film à 3€ avant d’égaler le prix d’achat de 30€ ? Question subsidiaire: combien de fois regardez-vous un film que vous avez acheté 30€ ? Si la réponse à la deuxième question est inférieure à la réponse à la première question, alors vous êtes prêt(e) pour la location !)
Par ailleurs, Apple connaît la barrière psychologique que beaucoup rencontrent à acheter un film en téléchargement: un film, c’est cher et on a en retour qu’un fichier, fragile et protégé par des DRM qui empêchent d’en faire une sauvegarde (ce problème ne se pose pas avec les albums de musique qui ne sont plus soumis aux DRM depuis bientôt 3 ans).
L’iTunes store devient donc de facto un video-club plus qu’un magasin en ligne.

le pari du streaming

Steve Jobs disait qu’il fallait revenir à la case départ pour prendre le marché de la TV mais en fait, Apple ne revient pas au départ et saute une case en faisant l’impasse sur le support physique (DVD / BlueRay) pour n’offrir que le streaming. Ce pari est lié au pari de la location: le streaming est la seule proposition possible pour Apple qui prêchait sans succès auprès des studios partenaires l’abandon des DRMs dans le domaine du cinéma. En effet, le principe du streaming sous-entend qu’il n’y a plus de fichier téléchargé en local sur la machine de l’utilisateur, ce qui rassurera les détenteurs de droits qui ont peur du piratage de leurs oeuvres. En fait, il deviendra même bien plus facile, bien plus agréable et -oh stupeur !-  bien moins cher de ‘se louer vite fait’ un film sur son Apple TV que de se casser la tête à le télécharger sur un réseau peer-to-peer, surtout avec les risques légaux que cela comporte de nos jours dans certains pays. Cette facilité accrue devrait participer à la baisse du piratage et à l’augmentation de l’offre en location.
Le streaming, c’est aussi l’opportunité:

• de simplifier le matériel (plus de disque dur) et donc d’en réduire le prix. Ainsi, il est mis à la portée du plus grand nombre pour atteindre rapidement un effet de masse.
• de simplifier les procédures et de s’épargner la synchronisation qui effraye souvent les consommateurs.

Enfin, Apple dévoile un partenariat avec Netflix qui lui donne accès à un catalogue de plus de 100’000 titres et évite la situation “ou /ou”: ou Netflix, ou iTunes. Avec l’Apple TV, c’est “et / et”.

Stratégiquement, Apple est dans un mode d’extension de l’influence de son iTunes Store pour résister aux assauts des concurrents tels qu’Amazon, Google ou Sony qui tous ont annoncé ou réalisé des offres alternatives. En effet, un nouvel usage pour l’iTunes Store permettrait de limiter l’érosion à prévoir sur les marchés:

• de la musique, concurrencés par Amazon et bientôt Google et Sony,
• de la vidéo, attaqués par Sony,
• des livres numériques, attaqués de nouveau par Amazon, Google et Sony,
• des applications mobiles, challengé par Google, et par RIM et Nokia.

Mais il y a encore un obstacle de taille à surmonter pour s’attirer les faveurs des studios: le streaming signifie la disparition programmée du support physique, et il est clair que les bons vieux DVD et BlueRays, à 10, 20 ou 30€, sont très lucratifs pour les studios…  Mais Apple bénéficie encore d’une botte secrète pour permettre la diffusion de son Apple TV et la conquête du marché: l’AppleTV a en son coeur un processeur A4 (voir mon article à ce sujet), le même qui équipe les nouveaux iPhone4, iPod Touch et iPad et pourrait donc à terme bénéficier des applications développées pour ces plates-formes ou tout au moins de synergies créatives entre elles…

in the dragon's lair

I did attend the Dragon’s Lair event held at Geneva on May 18. It was a great event inspired from the BBC TV show ‘Dragon’s den’ where the goal is for entrepreneurs to pitch their business ideas to a jury (the Dragons) in an effort to get investments in their ventures.

In our case, in Geneva, the goal was for the entrepreneurs to get feedback on their ideas from a jury of 4 seasoned business experts and from the audience gathered in the basement of the local Mr Pickwick Pub. This was my first Dragon’s Lair and I have been very impressed by the large audience and by the quality of the business ideas.

Nevertheless, I have also been very surprised by the lack of preparation of the young entrepreneurs:

• no elevator pitch:
  It is critical for young entrepreneurs to be able to pitch their ideas. In some cases, the entrepreneurs were barely able to get their message across and the most innovative and complex business ideas were probably not well understood – if at all – by the audience.
• lack of industry knowledge
  our entrepreneurs did not have a clear understanding and little knowledge of their industry. Again, it is critical to have an understanding of the industry in which a company operates and to be able to answer questions about the positioning of the products, its market, its target audience and the competition.
• lack of visibility into the future
  our young entrepreneurs could not answer questions about their sales forecasts, their growth plans or their funding needs. Despite great ideas, failure often stems from poor business planning. As they say, failing to plan is planing to fail…

I hope I do not sound too harsh here as they all deserve credit for putting themselves on the front line and for innovating. But they should recognize very early the need to get some help from professional business managers. Get a prototype working and look for investors and unless you have some business skills, step aside and let professional managers run the business. Sometimes this gives better chances of success to the venture. And after all, isn’t this the greatest desire of any entrepreneur ?